Как все успевать
У вас нет времени и средств на современные и действительно эффективные курсы тайм-менеджмента? Воспользуйтесь приведенными ниже простейшими правилами, которые помогут превратить ваш день в поистине творчески, а главное – эффективно проведенное время. Придерживаясь приведенных ниже правил, вы легко сможете навести порядок в своем рабочем распорядке.
Сперва следует решить, для каких целей вам нужно сберегать свое время. Может быть, чтобы уходить с работы хотя бы вовремя, а не спустя пару-тройку часов после окончания рабочего дня? Или вас утомили постоянные авралы, когда все самое необходимое перед сдачей проекта нужно сделать в последние часы перед дедлайном? Может быть, высвободившееся время вы планируете потратить на собственный проект, реализовав который вы обретете финансовую независимость? Как бы то ни было, цель просто обязана быть весомой и значимой именно для вас. Иначе и затевать ничего не стоит – все равно ничего не выйдет.
Начните с наведения порядка вокруг. Поверьте, время, которое вы на это потратите, окупится с лихвой. Представьте: все документы не валяются беспорядочно на рабочем столе, а подшиты, файлы разложены по папкам, а сами папки упорядочены и расставлены по полкам, телефоны и электронные адреса записаны не на обрывках бумаги, а перенесены в адресную книгу. Да так и есть: сколько времени вы тратите на поиск чего-то нужного, повторяя, словно заклинание: «Где-то это у меня было…» Так что приступайте немедленно к наведению порядку – это первый шаг в экономии времени.
После этого задайте себе вопрос: насколько вы честны и беспристрастны по отношению к себе? Вы ведь уверены, что трудитесь, как пчела, не тратя впустую ни единой минуты. А уж если и отвлекаетесь на что-либо, то это ни что иное как необходимая передышка.
Между тем, разговоры о жизни, просмотр новостных и развлекательных сайтов, мессенджеры и т.п. «съедают» намного больше времени, чем вы можете себе позволить. Кроме прямых временных потерь «перерывы на безделье» снижают и общий ваш темп. И на возобновление прерванного дела приходится снова тратить драгоценные минуты.
«Да я могу делать несколько дел одновременно – и на рабочую почту отвечать, и отчет для руководства готовить» — скажет читатель. Что ж, на первый взгляд может показаться, что время используется эффективнее, если делать несколько дел параллельно. Однако переключение между разными задачами зачастую становится источником существенных затрат времени. Согласитесь, при переходе от одной задачи к другой вам нужно каждый раз находить место, где вы остановились в прошлый раз – а это занимает время.
И чтобы вот так не перепрыгивать с одной важной задачи на другую, заведите правило: все дела нужно заносить в список. При этом важно быть честным с самим собой: выбирая порядок этого списка, располагайте записи в порядке важности, а не по принципу «нравится – не нравится». И тогда самые срочные дела не будут оставаться на последнюю минуту.
Но не торопитесь, выполняя что-то: давно подмечено, что спешка и суета «съедают» намного больше рабочего времени, нежели спокойный и размеренный рабочий ритм. Все дело в том, что чем меньше спешки – тем меньше ошибок. А чем меньше вы ошибаетесь – тем меньше придется переделывать. Выше качество работы – больше удовлетворения от нее вы получите!
А задумывались ли вы, сколько времени в день вы тратите на телефонные переговоры? А о том, насколько их можно сократить, не потеряв при этом информации, которую нужно передать собеседнику? Не утруждайтесь, за вас это уже подсчитали: как минимум вдвое. Да, и практически каждое рабочее совещание можно заканчивать минут на пятнадцать раньше – обычно это не грозит ничем, кроме сэкономленного времени.
Помните, чуть выше мы говорили о списке дел? Так вот, в этот список вы перенесли все свои дела на сегодня – и важные, и не очень. Теперь возьмите и просто вычеркните из списка те, которые считаете не очень важными. Поверьте, зачастую лучше остановиться на уже готовом шаблоне коммерческого предложения, чем тратить время на бесконечное его улучшение. Лучше отказаться от долгих и нудных уговоров и убеждений малоперспективного клиента и потратить время на действительно беспроигрышный проект.
И, вероятно, самое главное правило тайм-менеджмента: нужно хорошо высыпаться. Когда глаза сами собой закрываются, а из рук все валится, на самые простые вещи вы тратите намного больше времени, чем обычно. Вообще, займитесь своим здоровьем: позанимайтесь на тренажерах, утро начинайте с легкой пробежки. Эффективность здорового и спортивного человека заметно выше!
